logo_alive:tour.png (1)

Interview med eventbureauet ALIVE: Bagom den gule tråd i Tour de France 2021

Af ALIVE & OTW

Tidligere på året blev OTWs søsterbureau ALIVE valgt som Hospitality Partner på Tour de France 2021 i Danmark. Vi satte os ned og fik en snak med en række af vores kollegaer i eventbureauet omkring, hvordan man griber sådan et stort projekt an og hvad eventmarketing kan som disciplin.

1. Hvad indebærer samarbejdet med Grand Départ Copenhagen Denmark?

Samarbejdet med Grand Départ Copenhagen Denmark indebærer, at ALIVE er officiel Hospitality Partner på Tour de France 2021 i Danmark. Som Hospitality Partner, har vi ansvar for at opstille områder til tilskuere og gæster i de fem start- og målbyer, hvor der opføres tribuner, podier, telte og serveres mad og drikke. Det betyder også, at vi eksklusivt har de nationale rettigheder til at lave Hospitality events under navnet Grand Départ Copenhagen Denmark. Eksklusiviteten betyder, at vi er de eneste der må producere og sælge hospitality-arrangementer med det officielle Tour de France Grand Départ-logo. Traditionelt arrangerer den nationale partner Hospitality i de tre dage, hvor Tour de France besøger landet. Det helt særlige her er, at vi har fået lov til at folde det ud over 1,5 år. Det er helt unikt, og betyder, at vi kan skabe det gule univers i blandt andet en Grand Départ Business Club, hvor medlemmerne udover Hospitality-pakker vil få adgang til 11 unikke events. Det betyder yderligere, at vi har mulighed for at lave kunde- og medarbejderevents op til touren i Danmark for virksomheder, der gerne vil give en unik oplevelse.

2. Hvordan går man til at planlægge og eksekvere så mange events og arrangementer på én gang under samme koncept?

Det er ingen hemmelighed, at det er en stor og spændende opgave, som er rigtig sjov at lave. Den kræver et stort overblik, hvor struktur og processer spiller en afgørende rolle for at lykkedes. Særligt vigtigt er det, at man fra start får udarbejdet nogle helt overordnede retningslinjer og en plan for, hvilke slags events man vil lave, og sørger for at snitfladerne på alt fra Hospitality-pakker til skræddersyet events, har samme gule aftryk og afsæt. Det skal passe sammen, og der skal være en flot gul tråd hele vejen igennem, hvor høj kvalitet er nøgleordet. Det har også været en super sjov og kreativ proces at udvikle alle eventkoncepterne, som medlemmerne i Grand Départ Business Clubben skal deltage i, og som vi også kan skræddersy til virksomheder. Vi har bl.a. rakt ud til flere gode cykeleksperter som har kunne give deres besyv med, og på den måde har vi tryktestet vores koncepter fra start.

3. Hvordan går I til opgaven? Fra planlægning til eksekvering

Først og fremmest, er vi et fast team der varetager opgaven. Det er også det samme team der har været involveret i de indledende kontraktforhandlinger med Tour de France-arrangørerne i både Danmark og Frankrig, og derved har været aktive spillere helt fra de første spæde skridt. Desto flere events vi folder ud, desto flere kollegaer bringer vi i spil. Det handler yderligere om, at kunne holde fokus på de vigtigste milepæle, og så spille sine kollegaer stærke, når der er brug for ekstra kræfter.

4. Hvad karakteriserer et godt eventkoncept og hvordan skaber man det?

Et godt eventkoncept er tænkt i gennem fra del til helhed. Der skal være øje for alle detaljer, og de skal passe ind i den større helhed, der skaber en samlet oplevelse for deltageren fra start til slut. Eventen begynder ikke først, når gæsten træder ind af døren, men starter derimod ved allerførste kontakt, som oftest sker via invitationen. Når vi har lavet eventkoncepter til Grand Départ Business Club, så har det været essentielt, at det gule univers bringes ind i alle events. Yderligere har vi haft fokus på, at medlemmerne ikke skal ud og cykle, men at det derimod er Club arrangementer med Touren som omdrejningspunkt. Slutteligt har en fælles gul tråd været, at der i alle events både skal være en faglig vinkel og plads til netværk, så man som medlem kan tage brugbar viden med hjem til sin virksomhed og udvide sit professionelle netværk.

5. Hvordan kan event marketing bidrage til at styrke et brands position?

Strategisk eventmarketing og oplevelser kan benyttes som katalysatorer for at forbedre virksomheders brand og være med til at sikre organisationers målsætninger. At arbejde med eventmarketing som en fast del af sit marketingmix kan bl.a. bidrage til at styrke brandingindsatser, genererer salg, sikre awareness og engagement hos kunder, medarbejdere og forbrugere og derved styrke virksomheder og organisationer internt og eksternt.

6. Hvordan kan event marketing spille sammen med andre discipliner som fx content marketing?

Som i alt anden brandformidling, er det også et vigtigt element i event marketing at der er tænkt den røde (eller i dette tilfælde den gule) tråd ind for at sikre succesen i den samlede totaloplevelse. Derfor gælder det i alt vi gør, at der fra starten af er lagt en plan for alle delelementerne og beskrivelse af, hvad der er vores fælles succes, samt at vi holder en skarp pen i alt content materiale og informationer der sendes ud til kunder, samarbejdspartnere og medarbejdere. Således at historien vi ønsker at fortælle, bliver genfortalt, gerne med et tvist der passer til de enkelte SoMe platforme, trykte materialer og ikke mindst til de læsere, vi gerne vil i kontakt med, så historien holder længst muligt. Helt kort kan det siges at eventmarketing er en direkte aktør ift. content marketing

7. ALIVEs tre bedste råd til brands der overvejer at kaste sig ud i event marketing
 

  1. Definer dit mål med eventen 

    Vigtigst af alt skal disse 5 spørgsmål være besvaret før det videre planlægningsarbejde kan starte: Hvorfor, hvor, målgruppe, ROI, samt ønsket resultat af begivenheden.
    Når der er fælles konsensus om svarende på disse spørgsmål, vil det være et solidt fundament for en fælles rettesnor gennem hele begivenheden.

  2. Definer din begivenhedstype

    Hvad I vælger her skal afhænge af jeres målsætninger og jeres målgruppe. Dette kan være med til at definere hvordan I kan holde folk engagerede og motiverede under hele begivenheden. Det kan være begivenheder som konferencer, salg og marketingsmøder, medarbejdertræning, produktlanceringer, etc.

  3. Definer omfanget af eventen

    Når I er blevet bekendt med mål og begivenhedstype, kan I nu fokusere på detaljerne.
    Detaljerne er det vigtigste aspekt i enhver begivenhed, da det er din gæsts samlede oplevelse og tilfredshed der bestemmer om målet er nået.

Tusind tak for bidrag til Lise Sparre Milandt, Director of B2B Sales, Amalie Nellegaard, Flemming Scheel & Jonas Oddermose, Project Managers, i ALIVE. Du kan læse mere om ALIVE A/S og dine muligheder i forbindelse med Grand Départ Copenhagen 2021 på https://www.alive.dk/

Morten Jensen__80V9373BW.jpg
Morten Jensen
Chief Commerciel Officer

Morten Jensen er Chief Commercial Officer og ansvarlig for udvikling af løsninger til kunder på tværs af organisationen. Han har mange års erfaring fra bureauverdenen, men har også været på kundesiden, blandt andet som marketingchef. Morten har gennem sit arbejde fokuseret på at udvikle kundernes kommunikation – og deres forretning. Han har desuden solid erfaring med lead-generering og med at omsætte godt indhold til konkret værdi for kunderne.